ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительная деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т.п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, поскольку они служат основным доказательством фактов. Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить.

Законодательную базу работы с документами составляют: Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах от 07.07.1993 №5341 1, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30 97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Изменение №1 к ГОСТ Р 6.30-97, а также «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения».

Образовательная программа учебной дисциплины «Организация делопроизводства в образовательном учреждении» реализуется в ходе обучения слушателей по образовательной программе профессиональной переподготовки «Менеджмент в образовании».

Учебный план дисциплины представлен темами «Введение в делопроизводство», «Государственные стандарты по документированию», «Основные виды документов», «Организация документооборота», «ПК в делопроизводстве».

Категория обучаемых: руководители, заместители руководителей образовательных учреждений.

Срок обучения: общее количество часов 30, из них:

· Лекции – 12 часов.

· Практические, семинарские занятия – 4 часа.

· Самостоятельная работа – 14 часов.

· Форма контроля – зачет.

Режим занятий: 6 – 8 академических часов в день.

Образовательная программа учебной дисциплины «Организация делопроизводства в образовательном учреждении» состоит из следующих разделов:

1. Цель и задачи дисциплины.

2. Требования к уровню освоения дисциплины.

3. Учебно-тематический план.

4. Учебная программа дисциплины:

Содержание разделов дисциплины.

Учебно-методическое обеспечение дисциплины.

Материально-техническое обеспечение дисциплины.

Содержание итогового контроля.

1. Цель и задачи дисциплины

Цель дисциплины: подготовка делопроизводителей, администрации ОУ к эффективной организации документооборота в образовательном учреждении.

Задачи:

1. Формирование управленческой культуры и навыков эффективного ведения делопроизводства в образовательном учреждении.

2. Обновление теоретических и практических знаний администрации образовательного учреждения по документированию.

3. Развитие навыков использования информационно-коммуникационных технологий в документообороте образовательного учреждения.

2. Требования к уровню усвоения дисциплины

В результате изучения курса обучающийся должен

знать:

· основы делопроизводства в образовательном учреждении;

· государственные стандарты по документированию;

· основные виды документов.

уметь:

· организовывать делопроизводство;

· составлять учебно-методические и нормативно-правовые документы, регламентирующие деятельность образовательного учреждения.

3. Учебный план

4. Учебно-тематический план

№	Название темы	Всего часов	В том числе			Форма контроля
			лекция	практикум	сам. работа
I	Организация делопроизводства в образовательном учреждении	30	12	4	14	Зачет
1.1	Введение в делопроизводство.	4	2		2	Рейтинг
1.2	Государственные стандарты по документированию.	8	4		4
1.3	Основные виды документов.	8	4		4
1.4	Организация документооборота.	4	2		2
1.5	ПК в делопроизводстве.	6		4	2
Итого:		30	12	4	14	Зачет

5. Учебная программа дисциплины

Раздел I. Организация делопроизводства в образовательном учреждении

Тема 1.1 Введение в делопроизводство

(лекция – 2 часа, сам. работа – 2 часа)

Ключевые слова: делопроизводство, документирование, организация работы с документами.

История делопроизводства и основные этапы его развития как науки. Предмет, цели, содержание и структура дисциплины.

Документирование как процесс создания документов, то есть регламентированная запись информации на бумаге или другом носителе, обеспечивающая ее юридическую силу.

Организация работы с документами как создание оптимальных условий для всех видов работы документами; включает организацию документооборота (движения документа с момента создания или получения до исполнения или отправки), хранение документов и их использование.

Значение делопроизводства. Службы: документации и секретарская.

Законодательные акты, регламентирующие делопроизводство:

законодательные акты РФ в сфере информации и документации:

• Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 №24-ФЗ;

• Федеральный закон РФ «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996 № 85-ФЗ;

• Федеральный конституционный закон «О Государственном гербе Российской Федерации» от 27.12.2000 № 2-ФКЗ;

• Закон РФ «О стандартизации» от 10.06.1993 № 5154-1;

• Закон РФ «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991 №1807-1 (с изменениями от 24.07.1998);

• Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товара» от 23.09.1992 № 3520-1;

• Закон РФ «О правовой охране программ для электронных вы числительных машин и баз данных» от 23.09.1992 № 3523-1 и др.;

указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне:

• об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации (Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 №1268);

• об Архивном фонде Российской Федерации (Положение утверждено указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552);

• о Федеральной архивной службе России (Положение утверждено постановлением Правительства РФ от 28.12.1998 № 1562);

• о порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве (Постановление Правительства РФ от 03.03.1993 №191);

• об обеспечении учета и сохранности документов по личному со ставу (Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 № 358-Р) и др.;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти:

• государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (М.: Росархив, 1991);

• перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения (М.: ГлавархивСССР, 1989);

примерные положения о государственных стандартах на документацию:

• ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

• ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

• ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

• ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляр-образца;

• ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

• ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения и др.;

унифицированная система документации:

• организационно-распорядительной документации;

• финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

• отчетно-статистической документации;

• документации по труду и др.;

общероссийские и действующие общесоюзные классификаторы технико-экономической и социальной информации:

• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

• Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

• Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);

• Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству образовательных учреждений:

• о школьной документации (Письмо Минобразования России от 09.08.1996 № 1203/11);

• «Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» (Письмо Минобразования России от 20.12.2000 № 711/28-16);

• об изготовлении и использовании печатей с воспроизведением Государственного герба РФ (Письмо Минобразования России от 17.04.2002 № 03-21 ин/26-03);

• о соблюдении секретности при подготовке экзаменационных материалов (Письмо Минобразования России от 28.02.2001 № 22-06-246);

• положением о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании (утверждено Приказом Минобразования России от 02.04.1996 №143);

• о порядке получения, учета, хранения, заполнения и выдачи аттестатов об основном общем и среднем (полном) общем образовании государственного образца (Письмо Минобразования России от 30.03.2001 №22-06-415);

• об аттестатах о среднем (полном) общем образовании (Письмо Минобразования России от 16.04.2001 № 14-52-235ин/13);

• об утверждении формы свидетельства о результатах единого государственного экзамена (Приказ Минобразования России от 28.03.2001 №1351) и др.

Задания для самостоятельной работы

1. Тест «Четыре типа бумажных неудачников».

2. Стартовый рейтинг.

Тема 2.2 Государственные стандарты по документированию

(лекция – 4 часа, сам. работа – 4 часа)

Ключевые слова: документ, формы документов, классификация и унификация документов, реквизиты, бланки, формуляры. Общая характеристика документа, требования, предъявляемые к его оформлению.

Понятие и функции документа. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Госстандарт России от 31 июля 1997 года № 273 и ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28.

Функции документов: общие и специальные: информационная, социальная, коммуникативная, культурная, управленческая, правовая, историческая.

ГОСТ Р 6.30-97: 29 реквизитов для организационно- распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД):

01 - Государственный герб Российской Федерации.

02 - Герб субъекта Российской Федерации

03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

04 - код организации по ОКПО.

05 - код формы документа по ОКУД, состоящий из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

06 - наименование организации.

07 - справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.

08 - наименование вида документа.

09 - дата документа.

10 - регистрационный номер документа.

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа.

12 - место составления или издания документа.

13 - гриф ограничения доступа к документу.

14 – адресат.

15 - гриф утверждения документа.

16 – резолюция.

17 - заголовок к тексту.

18 - отметка о контроле.

19 - текст документа.

20 – отметка о наличии приложения.

21 – подпись.

22 - гриф согласования документа.

23 - визы согласования документа.

24 – печать.

25 - отметка о заверении копии.

26 - отметка об исполнителе.

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

28 - отметка о поступлении документа в организацию.

29 - идентификатор электронной копии документа.

Требования к текстам служебных документов: краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования, объективность и достоверность информации, составление простых документов, структурирование текста документа, широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Язык и стиль служебных документов: нейтральный тон изложения, точность и ясность изложения, исключение повторов и отсутствие излишних подробностей, употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний, употребление специальных терминов, использование сокращенных слов и др.

Требования, предъявляемые к бланкам документов. Наиболее употребительные форматы А4, А5, использование бланков формата АЗ и А6. Бланки документов в унифицированной системе организационно-распорядительской документации.

Задания для самостоятельной работы

1. Первый рубежный рейтинг.

Тема 2.3 Основные виды документов

(лекция – 4 часа, сам. работа – 4 часа)

Ключевые слова: документ, формы документов, классификация документов.

Классификация документов, ее основные признаки. Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам, сходства и различия документов.

Группы документов: первая - документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием и его деятельностью; вторая - документы по функциям управления.

Классификация служебных документов: документация по административным вопросам; документация по материально-техническому снабжению; документация по планированию; документация по оперативной деятельности; документация по бухгалтерскому учету; документация по подготовке и расстановке кадров; документация по финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

По месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц).

По степени унификации (по форме) документы: индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные, унифицированные в виде анкеты и таблицы.

По происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации; личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.

По виду оформления документы: оригиналы (подлинники), копии, выписки, дубликаты.

Классификация по наименованию: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото- фоно- кинодокументы.

По степени сложности: простые и сложные документы.

По степени гласности: документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом.

По юридической силе документы: подлинные и подложные.

По срокам исполнения: срочные и несрочные.

По срокам хранения документы временного и постоянного срока хранения.

По степени обязательности: информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций; директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

Задания для самостоятельной работы

1. Второй рубежный рейтинг.

Тема 2.4 Организация делопроизводства

(лекция – 2 часа, сам. работа – 2 часа)

Ключевые слова: документ, документооборот, делопроизводство.

Организация документооборота, работа с документами. Дела: номенклатура дел, формирование дел.

Прием и обработка входящих документов. Работа с исходящими документами. Схема работа с внутренними документами. Контроль исполнения документов.

Подготовка документов и дел к постоянному или временному хранению. Передача дел в архив и уничтожение документов.

Средства составления текстовых документов, средства копирования и оперативного размножения документов. Средства хранения и поиска документов. Средства передачи информации.

Задания для самостоятельной работы

1. Третий рубежный рейтинг.

Тема 2.5 Персональный компьютер в делопроизводстве

(практическая работа – 4 часа, сам. работа – 2 часа)

Ключевые слова: документ, документооборот, делопроизводство.

Использование персонального компьютера в делопроизводстве. Программное обеспечение делопроизводства.

Современные оргтехнические средства, используемые в службах делопроизводства. Множительная техника и компьютеры в делопроизводстве. MicroSoft Ofice 2000, его возможности использования при составлении и обработке документации. Редактор MicroSoft Word, и использование его функций при создании шаблонов документов. Проектирование документов и вывод на печать, возможности печати. Совмещенное использование редактора MicroSoft Word и электронной таблицы EXCEL при составлении документов. Возможности электронной почты для пересылки и получения документов и международная сеть Internet.

План практического занятия

«Делопроизводство в образовательном учреждении»

1. Группа делится на 4 – 5 микрогрупп по 3-5 человек в каждой.

2. Каждая микрогруппа выбирает актуальную тему работы по любому направлению деятельности образовательного учреждения: учебный процесс, воспитательная система, система дополнительного образования, укрепление здоровья участников целостного педагогического процесса и др.

3. Микрогруппа разрабатывает 5 видов документов по выбранной теме: приказ, протокол, выписку из протокола, письмо, телефонограмму.

4. Микрогруппа готовит презентацию (3 – 5 слайдов) по составленным документам, регламентирующим деятельность педагогического коллектива.

5. Микрогруппа представляет результаты деятельности в виде презентации (5 – 7 минут).

Задания для самостоятельной работы

1. Четвертый рубежный рейтинг.

5.2. Учебно-методическое обеспечение дисциплины

5.2.1 Рекомендуемая литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 8-е, переработанное и дополнение. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001. – 192 с.

2. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебн. пособие для студентов экономич. вузов и колледжей. – 2-е изд., перераб. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2001.- 320 с.

3. Головина И.В. Директору школы о делопроизводстве. – М.: Сентябрь, 2003. – 176 с.

4. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».- М.: Изд-во стандартов, 1998.

5. ГОСТ Р 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».- М.: Изд-во стандартов, 1997.

6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.- М.: Главархив СССР, 1991.

7. Изменение №1 к ГОСТ Р 6.30-97. Принято и введено в действие Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000, № 9.

8. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие.-4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. – 296 с.

9. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской федерации и архивах от 07.07.93 №5341 1// Ведомости съезда народных депутатов РФ и Верховного совета РФ.-1993. - № 33.

10. Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» // «Российская газета», № 39, 22 февраля 1995 г.